【早く帰って子どもの顔が見たい！】ToDo管理で仕事を早く終わらせる方法

「書き出す」ことがポイント！ToDoリストはメモにあらず

「ToDoリスト」はあくまでも、仕事・やるべきことをスムーズに進めるための準備。リストを作って満足してしまうことがないように、まずは「ToDoリスト」を作る目的について確認します。

ToDoリストを作ることで得られる最大の効果とは、やるべきこと・やったことを客観的に把握できるという点です。

たくさんのタスクが重なってしまうと、何がどの程度完了しているか把握しきれなくなりがち。そのような状況に陥らないためには、ToDoリストを「書き出す」ことがとても重要なのです。

「書き出す」方法は人それぞれ。アナログに紙とペンを使うのもよし、デジタルにスマートフォンやPCを利用するのもよし。自分の仕事や好みに合った方法を選びます。

簡単なことですが、タスクを「書き出す」ことでやるべきことが可視化され、第三者目線でそれを確認できるというのがポイント。頭の中だけでリストアップするのと比べて、情報や思考の整理がずっとラクになります。

ToDoリストにチェックをつける度、子供が待つ家庭に戻れる時間がぐっと近づいたように思えて、仕事にもより身が入ることでしょう。

ToDoも積もれば「仕事」となる

効率よく仕事をするために役立つ「ToDoリスト」。当たり前のことですが、そこに時間をかけてしまっては本末転倒。

当日の通勤中などに考えるのもアリですが、終業のタイミングや寝る前にパパッと翌日のタスクを確認しておくと、朝からスムーズに行動することが可能です。それではどのようなToDoリストを作るべきか、重要なポイントを説明していきます。

1. タスクは細分化する

ToDoをリストアップする上で注意すべきことは、"タスクを重くしすぎない"ということ。ざっくりやることを記したメモと異なり、ToDoリストにおいては、できるだけ作業を細かく分割して確認できるようにします。

―――――――――
□〇〇会議の準備
↓　＜細分化＞
「〇〇会議の準備」
□プレゼン用スライド作成
□ 配布プリント資料作成
■ 会議室の予約
□関係者への告知メール
□……
―――――――――

このように作業を細分化することで、仕事の漏れを防げますし、進捗状況も一目でわかるようになります。取り掛かる順番を考えるのにも有効。リストに洗い出した軽いタスクを一つひとつこなしていくことで、最終的には一連の仕事となります。

遠くのゴールに向かっていくのではなく、目の前のチェックポイントを確実にたどっていくような感覚ですね。

2. 重要度や期限を意識して優先順位をつける

一日に使える時間は有限です。そして、仕事には締め切りが付きもの。自分がその日、その週に完遂できるようにタスクを調整する必要があります。

直近のやるべきことをリストアップしたら、優先順位をつけます。ここで意識しなければならないのが、重要度や期限。

手書きであれば色分けしたり、スマホアプリであれば「！」などの記号を使ったり。期限ごと、タスクの種類ごとに分けるという手もあります。所要時間も考慮しつつ、「〇〇と××は今日中。△△は明日に回す」と、冷静に判断してToDoを組み立てるのがベストです。

くれぐれも"詰め込みすぎ"には要注意。仕事が忙しいのは仕方ありませんが、キツキツのスケジュールは破綻しやすいものです。やることを先延ばしにしがちな人は、自分の中で締め切りを早く設定するのもオススメ。

例え残業するにしても、あらかじめタスクの把握ができていれば、「今週は◯曜日に頑張れば大丈夫」とメリハリをつけて仕事に臨むことができます。いつ帰れるかわからない状況よりも、朝に家を出る段階で遅くなることを告げておけば家族も安心です。

3. 必ず状況を「見える」ようにする

リストを書き出すことで仕事を"可視化"できると先に説明しましたが、ToDoリストを仕事前のメモ書きに終わらせてはその効果は半減。「予定」「進行中」「完了」の違いをはっきりさせます。

仕事には自分の力だけですぐ終わるものもありますが、相手の対応を待たなければならず、時間がかかるものあります。例えば、リストに記入した段階が「予定」。上司のチェックに回したら「進行中」として「□」にチェックを入れる。OKが出たら「■」と塗りつぶす、など。

こうすることでタスクごとの進捗状況まで一目でわかり、中長期でのToDoを組み立てる手がかりになります。現在という一点だけを見るのではなく、過去から未来まで広い視野を持つことが重要です。

自分なりのToDo管理が仕事を早く終わらせるヒケツ

仕事を捗らせるようなToDoリストを作成するには、自分の嗜好や職種に適したスタイルを選択することが肝心。どんなスタイルが自分に最適か考えてみましょう。

直感的に使うなら「手書き」

アナログの良さはなんといっても直感的に使えること。ページをめくるだけで確認できますし、多色ペン活用すればリストを見やすく作れます。付箋にタスクを書き込んで貼るという方法もあります。

ツールとしては小さめのメモ帳や手帳など、いつでもどこでも持ち歩けるようなものがオススメ。他の予定とともにToDo管理するなら、スケジュール帳が最適です。

単体のToDoリストを作るなら、チェック用の「□」がついた市販のToDoリストが便利です。シンプルに方眼紙や罫線つきの用紙を使うのもアリ。ブラザープリントテラス内のダウンロードコンテンツもぜひ活用してみてください。

「デジタル」は高機能

デジタル形式でのToDoリストは、高機能であることが利点。常に携帯しているスマートフォンやタブレットがToDoリストとして活躍します。

ToDo管理用のアプリをダウンロードして使うもよし、メモ帳やカレンダー、リマインダーアプリを自分流に使うもよし。PCとの同期が可能なものもあります。

デジタルのToDoリストは手書きと比べて自由度が低くなります。情報の整理がしやすい半面、情報が更新されていくので「書き出す」という意味合いは多少弱まります。

「ToDoリスト」を作って仕事をテキパキこなそう！

忙しく働いていると、山積みの仕事のどこから手をつけるべきか見えなくなりがち。タスクをしっかり整理できていないと、「定時を過ぎても終わりが見えない……」ということになりかねません。

早く仕事が終われば、嬉しいことがたくさんあります。いつもより早く帰ればお子さまもきっと喜ぶでしょうし、しっかり疲れを癒して、次の日もまた頑張ることができます。何事もメリハリが大切。効果的なToDo管理を、ぜひ明日からの仕事に役立ててください。